Strategie e tecniche di problem solving

Il problema dell’agire d’Impulso

È naturale per noi agire rapidamente di fronte ai problemi. È un riflesso che spesso ci ha aiutato, ma che può anche condurci a soluzioni affrettate e inefficaci. La mia storia personale nel mondo del business e dell’innovazione mi ha insegnato che c’è una via migliore.

Attraverso lo studio di tecniche e framework specifici (di cui ho già parlato anche in questo articolo) ho imparato a risolvere problemi in modo più consapevole e con meno ansia. In questo articolo, condividerò con te qualche framework e strumento che può aiutarti ad affrontare problemi complessi dell’azienda e del business.

Cosa sono i wicked problems

I wicked problems sono problemi complessi e sfuggenti. Non si limitano solo a sfide globali come il riscaldamento globale, ma anche a questioni intra-organizzative e di vita quotidiana.

Caratteristiche di un wicked problem

Un Wicked Problem è caratterizzato da:

• Confini labili e difficili da definire.
• Unicità, che impedisce la riutilizzazione delle soluzioni.
• Impossibilità di trovare una soluzione ottimale, solo una migliore.
• Comprensione del problema spesso solo dopo aver pensato alla soluzione.

Il framework per affrontare i problemi

Queste sono le fasi fondamentali per affrontare un problema:

• Fase di Identificazione del Problema: problem finding, problem setting, problem analysis.
• Ricerca della Soluzione: problem solving, decision making.
• Azione: decision taking.

1. Fase di Identificazione del Problema

Questa fase riguarda la capacità di riconoscere e comprendere pienamente il problema prima di cercare di risolverlo. Si compone di tre sottofasi:

• Problem Finding: Si tratta di rilevare la presenza di un problema. Prima di poter risolvere un problema, è necessario riconoscerne l’esistenza.
  • Esempio: Immagina di essere un agricoltore e di notare che le tue piante stanno ingiallendo. Il riconoscimento che c’è qualcosa di sbagliato con le tue piante è il “problem finding”.
• Problem Setting: Una volta identificato il problema, bisogna definirlo in modo chiaro e preciso.
  • Esempio: Dopo aver notato che le tue piante stanno ingiallendo, definisci il problema come “le piante nel settore sud del campo stanno mostrando segni di ingiallimento sulle foglie”.
• Problem Analysis: Questa fase riguarda l’analisi del problema per comprenderne le cause e le implicazioni.
  • Esempio: Dopo aver definito il problema, inizi a investigare le possibili cause. Forse c’è una carenza di nutrienti nel suolo, o forse le piante sono infestate da parassiti.

2. Ricerca della Soluzione

Dopo aver identificato e compreso il problema, il passo successivo è cercare una soluzione. Questa fase può includere brainstorming, ricerca di soluzioni precedenti o consultazione di esperti.

• Problem Solving: Qui si cercano possibili soluzioni al problema.
  • Esempio: Potresti considerare di testare il suolo per carenze di nutrienti, di utilizzare pesticidi se il problema è causato da parassiti o di consultare un agronomo per avere consigli su come trattare il problema.
• Decision Making: Una volta considerate diverse soluzioni, è il momento di decidere quale sia la migliore.
  • Esempio: Dopo aver consultato un agronomo e aver testato il suolo, decidi che la migliore soluzione è aggiungere un particolare fertilizzante al suolo.

3. Azione

Una volta presa una decisione sulla soluzione da adottare, è il momento di agire.

• Decision Taking: Questa fase riguarda la messa in atto della soluzione scelta.
  • Esempio: Acquisti il fertilizzante raccomandato e lo distribuisci nel settore sud del tuo campo, sperando che ciò risolva il problema dell’ingiallimento delle piante.

Questo framework è progettato per garantire che i problemi vengano affrontati in modo sistematico e completo, dall’identificazione alla soluzione, fino all’azione concreta.

Il punto è proprio quello di ridurre i rischi, di essere maggiormente consapevoli e avere una prospettiva più ampia, così da limitare le errate percezioni che possono derivare da euristiche e bias cognitivi.

Bias cognitivi ed euristiche

I bias cognitivi sono distorsioni sistematiche nella nostra percezione e nel processo decisionale. Questi bias possono influenzare la nostra capacità di vedere oggettivamente una situazione e prendere decisioni razionali. Le euristiche, invece, sono scorciatoie mentali che usiamo per semplificare la presa di decisioni e il pensiero. Sebbene spesso utili, possono anche portare a errori.

Cosa sono i Bias Cognitivi?

I bias cognitivi sono errori sistematici nel nostro modo di pensare. Questi possono manifestarsi in vari modi, come la tendenza a dare troppo peso alle informazioni recenti (bias di recentività) o la tendenza a vedere correlazioni dove non esistono (illusione di correlazione).

Cosa sono le Euristiche?

Le euristiche sono regole pratiche o metodi che usiamo per accelerare il processo decisionale. Per esempio, l’euristica della “disponibilità” ci porta a basare le nostre decisioni sulle informazioni immediatamente disponibili, anche se queste potrebbero non essere rappresentative.

Come e perché tenerne conto nelle varie fasi:

1. Fase di Identificazione del Problema:
   • In questa fase, bisogna evitare di cadere nel bias di conferma, in cui tendiamo a cercare o interpretare le informazioni in modo da confermare le nostre idee preesistenti.
   • Esempio: Se pensi che le tue piante stiano ingiallendo a causa di una malattia, potresti ignorare altre possibili cause, come una carenza di nutrienti.
2. Ricerca della Soluzione:
   • Durante la ricerca di soluzioni, l’euristica della rappresentatività potrebbe portarci a basare le decisioni su analogie superficiali piuttosto che su analisi approfondite.
   • Esempio: Se hai sentito che un vicino ha risolto un problema simile usando un particolare fertilizzante, potresti essere incline a usare lo stesso fertilizzante senza ulteriori ricerche.
3. Azione:
   • Al momento dell’azione, il bias di eccessiva fiducia può portarci a sovrastimare la nostra capacità di attuare una soluzione o sottovalutare i potenziali problemi.
   • Esempio: Potresti pensare che distribuire il fertilizzante sia un compito semplice e non prendere in considerazione le istruzioni dettagliate, risultando in un’applicazione eccessiva o insufficiente.

È essenziale essere consapevoli dei bias cognitivi e delle euristiche quando si affronta un problema. Questa consapevolezza ci permette di prendere decisioni più informate e razionali, riducendo il rischio di errori. Tuttavia, è anche importante ricordare che non possiamo eliminare completamente questi bias, ma possiamo cercare di mitigarne l’impatto attraverso la consapevolezza e la riflessione critica.

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Problem statement vs problem solving

Riconoscere e definire correttamente un problema è tanto cruciale quanto cercare una soluzione. Questo perché la definizione iniziale del problema determinerà la direzione della ricerca di soluzioni. Se definiamo erroneamente un problema, potremmo finire per risolvere il problema sbagliato.

L’ascensore lento vs l’attesa lunga

Pensiamo al classico esempio dell’ascensore. Se gli inquilini di un edificio si lamentano che l’ascensore è troppo lento, una soluzione potrebbe essere quella di investire in un ascensore più veloce o di aggiungere un altro ascensore. Tuttavia, se il vero problema è l’attesa fuori dall’ascensore piuttosto che la velocità dell’ascensore stesso, potrebbe essere più efficace e meno costoso installare degli specchi nel foyer, dando alle persone qualcosa con cui distrarsi durante l’attesa. In questo modo, anche se l’ascensore non diventa più veloce, la percezione del tempo di attesa può diminuire.

Tecniche di problem setting

1. 5W2H

Questa tecnica si basa sull’idea di rispondere a sette domande fondamentali per comprendere a fondo un problema:

• How: Come si presenta il problema?
  • Esempio: Come si manifesta l’ingiallimento delle piante? Sono solo le foglie o anche i gambi?
• What: Che cosa sta causando il problema?
  • Esempio: Qual è la causa dell’ingiallimento? È dovuto a parassiti, malattie o carenza di nutrienti?
• Where: Dove si verifica il problema?
  • Esempio: Le piante in tutto il campo sono affette o solo in aree specifiche?
• When: Quando si verifica il problema?
  • Esempio: L’ingiallimento si verifica in una particolare stagione o dopo specifici eventi, come l’irrigazione?
• Why: Perché si verifica il problema?
  • Esempio: C’è stata una recente variazione nelle pratiche agricole che potrebbe aver causato l’ingiallimento?
• Who: Chi è coinvolto o influenzato dal problema?
  • Esempio: Solo un particolare tipo di pianta è colpito o tutte le piante nel campo?
• How Much: In che misura si verifica il problema?
  • Esempio: Quante piante sono colpite? La situazione sta peggiorando o rimanendo costante?

2. WHAT IF

Questa tecnica stimola la riflessione e la creatività mettendo in discussione le basi del problema.

• Esempio:
  • E se non fosse un problema del suolo ma un problema di irrigazione?
  • E se l’ingiallimento fosse una reazione normale delle piante in determinate condizioni climatiche?
  • E se ci fosse una soluzione completamente diversa, come l’introduzione di un nuovo tipo di pianta più resistente?

3. 5WHY

La tecnica 5WHY si basa sull’idea che per arrivare alla vera causa di un problema, bisogna chiedere “perché” cinque volte.

• Esempio:
  • Perché le piante stanno ingiallendo? Perché c’è una carenza di nutrienti nel suolo.
  • Perché c’è una carenza di nutrienti? Perché il fertilizzante utilizzato l’anno scorso non era adatto.
  • Perché è stato utilizzato quel particolare fertilizzante? Perché era in offerta e costava meno.
  • Perché è stato scelto il fertilizzante più economico? Perché c’era la necessità di ridurre i costi.
  • Perché c’era la necessità di ridurre i costi? Perché i prezzi delle colture erano bassi l’anno scorso.

Da questo esempio, possiamo vedere che la causa radice del problema potrebbe essere di natura economica piuttosto che agricola.

In conclusione, è essenziale prendersi il tempo per definire correttamente un problema prima di cercare soluzioni. Utilizzare tecniche come 5W2H, WHAT IF e 5WHY può aiutare a garantire una comprensione profonda e completa del problema in questione.

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Velocità, Tecnologia e Intelligenza

Viviamo in un’epoca di trasformazione digitale in cui il ritmo del lavoro è accelerato come mai prima d’ora. Le intelligenze artificiali, con la loro capacità di calcolo e analisi quasi illimitate, hanno trasformato il modo in cui interagiamo con i dati e le informazioni. Queste tecnologie ci forniscono una quantità senza precedenti di dati organizzati, rendendo l’accesso e la consultazione incredibilmente rapidi e efficienti per coloro che hanno scelto la via della digitalizzazione.

Tuttavia, nonostante l’immensa potenza di calcolo delle macchine, il cervello umano ha limiti intrinseci nella sua capacità di elaborazione. Questi limiti sono accentuati dalla natura stessa del rischio: l’incertezza e l’ambiguità che spesso accompagnano le decisioni complesse.

Qui entra in gioco la vera forza dell’essere umano.

Se è vero che le macchine possono analizzare dati a una velocità vertiginosa, gli esseri umani eccellono nel “connettere i punti”, nel vedere le interrelazioni tra informazioni apparentemente slegate e nel risolvere problemi in modi che le macchine non possono ancora replicare.

Queste competenze umane – la capacità di comprendere, interpretare e agire di fronte a sfide complesse – sono diventate sempre più cruciali.

Le caratteristiche fondamentali dell’essere umano oggi sono concentrate non solo sulla mera detenzione di informazioni, ma sulle competenze, le conoscenze e, soprattutto, sulla capacità di applicare un pensiero critico.

In un mondo in cui le informazioni sono abbondanti, la vera differenziazione risiede nella capacità di utilizzare queste informazioni in modo significativo.

Per gli imprenditori e i manager, diventa quindi imperativo non solo abbracciare la digitalizzazione e le nuove tecnologie, ma anche investire nella propria crescita come risolutori di problemi.

Conoscere e dominare le tecniche di problem setting e problem solving, unitamente al pensiero critico, diventa un asset fondamentale. Questo perché, mentre le macchine possono fornire le informazioni, spetta agli esseri umani dare loro significato, contesto e applicazione.

In sintesi, in un mondo dominato dalla tecnologia, la vera forza competitiva risiede nella capacità umana di analizzare, comprendere e agire.

Essere esperti di problem solving e pensiero critico non è più un lusso, ma una necessità fondamentale per chiunque aspiri a guidare in questo nuovo paesaggio digitale.