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Quando scegliere i problemi è meglio che risolverli

Indice.

Oggi ti invito a fare un viaggio con me, una sorta di odissea aziendale. Ti farò conoscere un cacciatore, uno scacchista e ti aiuterò a capire come la tua azienda può smettere di rincorrere problemi e iniziare a sceglierli con saggezza.

Cos’è il problem solving

Ricordi quando eri un bambino dovevi fare i compiti di matematica? Ecco, in quel momento stavi facendo del problem solving. Si tratta di un processo di pensiero che ci permette di affrontare e risolvere problemi.

Le sue radici affondano nel metodo scientifico e nel pensiero critico. Nel suo libro “Scienza e metodo”, Henri Poincaré sosteneva che il problem solving fosse fondamentale per il progredire della scienza. Dalla scienza, il concept ha trovato applicazione nel mondo degli affari, del marketing, del business e non solo.

Nell’ambito aziendale, il problem solving è diventato l’alfabeto della gestione, un mantra che permette alle aziende di affrontare i problemi con prontezza.

Ma chiediamoci: è sufficiente risolvere problemi in un mondo aziendale sempre più complesso e interconnesso?

Cos’è il problem setting

Il problem setting è il fratello minore, meno noto ma più astuto del problem solving. Si tratta di un approccio che non si concentra sul risolvere problemi, ma sul definirli.

Ha origine dal campo della pianificazione urbana, dove Horst Rittel ha introdotto l’idea di “wicked problems”, problemi così complessi e interdipendenti che necessitano una profonda riflessione prima di essere affrontati.

Nel problem setting, l’accento è posto sulla scelta dei problemi da affrontare. Un’azienda può risolvere centinaia di problemi, ma quali sono quei problemi a cui davvero vale la pena dedicare tempo ed energie?

Come integrare problem solving e problem setting

Integrare problem solving e problem setting è come unire l’istinto del cacciatore con la strategia dello scacchista. Immagina di essere a capo di un’azienda che ha problemi di vendita.

Il tuo istinto di cacciatore ti spingerebbe a correre a cercare nuovi clienti senza sosta (problem solving). Ma fermati un attimo, respira e rifletti sulla mossa da scacchista che devi compiere: forse il problema vero non è tanto vendere di più, ma ad esempio capire in quale mercato è più vantaggioso concentrare i tuoi sforzi (problem setting).

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Un esempio pratico

Immagina di essere il CEO di una società di servizi software. La tua azienda ha un numero sempre crescente di clienti e ogni giorno ti ritrovi sommerso da richieste di supporto clienti.

Le tue risorse sono costantemente occupate a risolvere bug, a migliorare l’interfaccia utente e a gestire reclami.

Il tuo team di problem solving è efficiente: ogni problema che arriva viene affrontato e risolto in breve tempo. Tuttavia, alla fine della giornata, il tuo team è esausto e non ha tempo per fare altro.

Non c’è tempo per innovare, per creare nuove caratteristiche del prodotto o per riflettere su come migliorare il servizio.

Qui entra in gioco il problem setting. Invece di affrontare ogni singola richiesta dei clienti come un problema da risolvere, potresti riflettere: “Qual è il vero problema qui?”. E forse scoprirai che il problema non è tanto risolvere ogni singola richiesta dei clienti, ma gestire il crescente volume delle richieste, oppure comprendere perché arrivano così tante richieste, oppure comprendere come ridurre il numero di richieste di supporto.

Ad esempio sna soluzione potrebbe essere investire in un sistema di supporto clienti automatizzato o in una FAQ più completa che possa aiutare i clienti a risolvere i problemi più comuni da soli.

Questo libererebbe le tue risorse per concentrarsi su questioni più strategiche, come l’innovazione del prodotto o l’espansione del mercato.

Il vero problema, in questo caso, non era tanto risolvere le richieste dei clienti, ma scegliere in che modo gestire l’assistenza al cliente in un modo che fosse sostenibile e che lasciasse tempo per altre attività cruciali.

Vedendo la situazione in questa prospettiva, hai appena fatto il passo dal problem solving al problem setting. Non solo hai risolto un problema, ma hai scelto quale problema risolvere e come farlo nel modo più efficiente. Così, come un abile scacchista, hai fatto la mossa giusta.

Strumenti per fare problem setting

Fare problem setting non è un’attività intuitiva come il problem solving, ma richiede una riflessione più profonda e strumenti specifici. Ecco tre strumenti che ti possono aiutare.

  1. Mappe Mentali: queste sono rappresentazioni grafiche dei problemi e delle possibili soluzioni. Usare una mappa mentale può aiutare a visualizzare il problema nel suo contesto più ampio e a vedere come le varie parti sono interconnesse. Questo può aiutarti a decidere quali parti del problema sono più importanti e dove concentrare le tue risorse.
  2. Matrice di Priorità: questo strumento ti permette di classificare i problemi in base alla loro importanza e alla facilità con cui possono essere risolti. I problemi che sono sia importanti che facili da risolvere dovrebbero essere affrontati per primi. Quelli che sono importanti ma difficili da risolvere potrebbero richiedere più riflessione e risorse.
  3. Teoria dei Sistemi: questo approccio, derivato dalla scienza della complessità, considera l’organizzazione come un sistema complesso e interconnesso. Invece di concentrarsi su problemi singoli, la teoria dei sistemi si concentra su come le varie parti del sistema interagiscono tra loro. Questo può aiutare a identificare i “nodi” del sistema – i punti in cui un cambiamento può avere l’effetto più ampio.

Ricorda, nel problem setting, lo scopo non è solo risolvere i problemi, ma scegliere quali problemi affrontare e in che modo. Questi strumenti ti aiutano a fare proprio questo. Ogni strumento ha i suoi punti di forza e di debolezza, quindi ti consiglio di provarli tutti e vedere quale funziona meglio per te e la tua organizzazione.

Vuoi portare una strategia di innovazione nella tua azienda? Parliamone.

Conclusione

Ritornando alla nostra metafora iniziale, la tua azienda non ha bisogno di comportarsi come un cacciatore concentrato solo sulla sua preda.

Puoi fare di più, puoi diventare uno scacchista. Uno scacchista non si limita a reagire ad ogni mossa dell’avversario, ma pensa e decide quali mosse sono le migliori.

Non dimenticare, nella partita a scacchi della tua impresa, il problema non è quante mosse puoi fare, ma quali mosse vale davvero la pena fare. Perché le risorse e il tempo sono limitati, proprio come le mosse a disposizione in una partita a scacchi. E come in una partita a scacchi, la strategia giusta può fare la differenza tra una vittoria e una sconfitta.

Come sottolinea Henry Mintzberg nel suo libro “The Rise and Fall of Strategic Planning”, è fondamentale ritagliarsi del tempo per riflettere. Il problem setting non significa solo risolvere problemi, ma identificarli, formulandoli in modo da massimizzare l’efficacia delle risorse disponibili.

In definitiva, il tuo compito come leader non è solo di essere un abile risolutore di problemi, ma anche di essere un saggio selezionatore di problemi.

Devi imparare a dire: “Questo è il problema che meritiamo di risolvere”.

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