Le 7 migliori piattaforme alternative a Notion

Le attività, i documenti, i dati, i database, con il digitale tendono a “sparire” dai nostri occhi, dal mondo reale e questo abilita la necessità di documentare tutto. Oggi la complessità delle informazioni digitali e impalpabili sta diventando enorme e senza un’organizzazione della documentazione di tutte le politiche aziendali e delle comunicazioni interne, anche un team formato da professionisti in gamba e organizzati trova enormi difficoltà a gestire il “caos” che si può creare.

La mia esperienza con Notion

Sono un vero appassionato di Notion e ormai lo utilizzo per tutto. Dalla gestione dei progetti alla creazione di template personalizzati per ogni aspetto della mia vita lavorativa e personale, Notion è diventato un compagno indispensabile. Tuttavia, non è perfetto. Alcuni fattori come la privacy, la proprietà dei dati e la difficoltà nell’export delle informazioni mi lasciano perplesso. Essendo molto attento al valore della libertà digitale, talvolta mi sento un po’ limitato nell’uso di questa piattaforma anche se non ancora al punto da giustificare una migrazione verso altre. Per essere certo di usufruire sempre degli strumenti migliori, continuo a tenermi aggiornato su alternative open source o comunque più sensibili a questi temi.

Come sono le piattaforme alternative a Notion?

Quello che emerge dal mio confronto è che tanti tool, in modi differenti, stanno convergendo tendenzialmente verso una gestione della conoscenza e delle informazioni in modalità sistemica. Tramite una visione olistica, si favorisce la comprensione dei vari collegamenti tra le cose. Questa visione permette di comprendere meglio i collegamenti tra i vari elementi di un’organizzazione. I diversi strumenti si potrebbero tutti associare a delle grandi lavagne virtuali nelle quali si ha la possibilità di incollare database, tabelle, documenti, processi, pagine e oggetti da tools esterni. L’integrazione quindi è divenuta un elemento essenziale. Di seguito vi illustro le 7 migliori alternative a Notion che ho identificato.

1. Anytype

Cos’è: Anytype.io è un’applicazione di gestione della conoscenza che si distingue per essere decentralizzata e open-source. Questo significa che i dati sono conservati localmente sui dispositivi degli utenti, garantendo un controllo completo sulle proprie informazioni senza doverle affidare a server centralizzati.

Di chi è: è stato realizzato da una comunità di sviluppatori indipendenti con sede a Berlino. Il progetto è sostenuto da una vivace community internazionale che partecipa attivamente allo sviluppo e alla crescita della piattaforma (Anytype Blog).

Pro:

• Anytype mette la privacy al centro, utilizzando la crittografia per proteggere i dati degli utenti. Le informazioni sono conservate localmente, in modo tale da eliminare la necessità di connettersi a server esterni, così da ridurre il rischio di accessi non autorizzati da parte di terzi.
• Il software utilizza un sistema di sincronizzazione peer-to-peer che non richiede server centralizzati, rendendo i dati accessibili solo ai dispositivi autorizzati dagli utenti.
• Anytype consente di creare e personalizzare pagine, dashboard e spazi di lavoro anche a chi non ha competenze di programmazione. La app si può adattare alle proprie esigenze specifiche.

Contro:

• essendo ancora in fase beta, Anytype manca di alcune funzionalità avanzate di cui dispongono strumenti più maturi come Notion. Alcuni utenti potrebbero trovare l’interfaccia meno intuitiva rispetto a concorrenti più consolidati.
• Anytype non supporta API pubbliche, il che può limitare l’integrazione con altri strumenti e servizi esterni.

2. Focalboard

Focalboard è un’applicazione open-source per la gestione dei progetti, sviluppata da Mattermost. È stata realizzata quale alternativa a strumenti come Trello, Notion e Asana, per offrire funzionalità simili ma con un’attenzione particolare alla privacy e alla possibilità di ospitare i dati su server locali.

Sviluppato da Mattermost, piattaforma open source nota per le sue soluzioni di collaborazione sicure e self-hosted. Mattermost è ampiamente utilizzato in contesti dove la sicurezza e il controllo dei dati sono fondamentali, come organizzazioni governative e aziende con esigenze di compliance rigorose.

Pro:

• Focalboard permette una personalizzazione avanzata e si può integrare facilmente con altri strumenti. Essendo open-source, gli utenti hanno il pieno controllo su come la piattaforma viene implementata e utilizzata.
• Le aziende possono ospitare Focalboard sui propri server, garantendo che i dati rimangano completamente sotto il loro controllo, senza dipendere da terzi.
• Focalboard è strettamente integrato con Mattermost e vanta l’accesso immediato a strumenti di messaggistica e gestione delle attività all’interno della stessa piattaforma

Contro:

• Rispetto a concorrenti più affermati come Notion, l’interfaccia utente di Focalboard potrebbe risultare meno intuitiva, soprattutto per gli utenti che cercano un’esperienza visiva più raffinata.
• Essendo ancora in sviluppo, potrebbe mancare di alcune funzionalità avanzate presenti in altre piattaforme di gestione dei progetti. Un esempio è l’integrazione automatica con altri strumenti o feature più sofisticate di gestione delle attività

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3. LogSeq

LogSeq è un’applicazione open-source per la gestione delle conoscenze e delle note, progettata per creare e collegare idee utilizzando una struttura basata su grafi. Presenta un’interfaccia che supporta la creazione di collegamenti bidirezionali tra le note e la visualizzazione di queste connessioni in un grafo interattivo.

LogSeq è un progetto supportato da una comunità vivace e in crescita, che contribuisce attivamente allo sviluppo della piattaforma. Questo approccio comunitario garantisce che l’app rimanga focalizzata sugli interessi degli utenti, mantenendo al contempo un forte impegno verso la privacy (vedi The Process Hacker e logseq).

Pro:

• LogSeq è progettato con la privacy al centro, poiché memorizza tutti i dati localmente e utilizza la crittografia per garantire che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso alle loro informazioni. È possibile sincronizzare i dati su diversi dispositivi utilizzando GitHub o altri metodi che non compromettono la sicurezza.
• Supporta l’export delle note in formati come Markdown e Org-mode, rendendo facile la migrazione o il backup delle informazioni. L’integrazione con Git consente un versioning avanzato delle note, ideale per chi lavora su progetti a lungo termine o collaborativi.
• Grazie alla vasta libreria di plugin, LogSeq può essere adeguato a vari flussi di lavoro. Questi plugin permettono di estendere le funzionalità dell’app, dal miglioramento dell’interfaccia utente all’aggiunta di nuove capacità, come la gestione avanzata dei task e l’integrazione di altre app.

Contro:

• sebbene LogSeq sia eccellente per la gestione delle conoscenze, non offre tutte le funzionalità avanzate di strumenti come Notion per la gestione dei progetti. Ad esempio, le opzioni per la pianificazione di progetti complessi sono meno sviluppate.
• LogSeq può risultare inizialmente complesso per i nuovi utenti, soprattutto per chi è abituato a strumenti di note-taking più tradizionali. La flessibilità offerta dall’app richiede un certo tempo per essere pienamente compresa e sfruttata.

4. Affine

Affine è un tool innovativo di gestione del lavoro e delle informazioni, progettato per combinare flessibilità e privacy con un approccio open-source. Integra funzionalità di documenti e lavagne virtuali, cercando di unire i migliori aspetti di Notion e Miro.

Realizzato da una comunità di sviluppatori dedicati alla creazione di strumenti che valorizzano la privacy e la proprietà dei dati.

Pro:

• altamente personalizzabile, Affine permette agli utenti di adattare l’app alle proprie esigenze specifiche. La comunità che lo supporta è attiva e reattiva, con aggiornamenti frequenti e un ambiente di sviluppo vivace.
• Affine unisce le caratteristiche di strumenti come Notion e Miro in un workspace che include documenti, database e lavagne interattive. Questo mix lo rende particolarmente interessante per chi cerca una soluzione unica per la gestione dei progetti e delle informazioni.

Contro:

• trattandosi di un progetto relativamente nuovo, alcune funzionalità più avanzate, presenti in strumenti consolidati come Notion, potrebbero mancare o non essere ancora del tutto rifinite.
• pur essendo potente, l’interfaccia può risultare meno intuitiva per chi è abituato a piattaforme più mature e visivamente rifinite.

5. Eidos

Eidos è un’applicazione di gestione delle note e dei dati progettata per essere utilizzata offline. Si basa su SQLite e funziona interamente nel browser come un’applicazione PWA (Progressive Web App). Eidos offre funzionalità simili a quelle di Notion, inclusa la possibilità di creare documenti a blocchi e tabelle in stile Airtable, ma con un focus su prestazioni superiori e maggiore controllo sui dati personali. 

Il progetto è stato sviluppato da Mayne, un appassionato sviluppatore con una profonda esperienza in vari strumenti di gestione dati, che ha deciso di costruire una soluzione che risolvesse le sue frustrazioni con gli strumenti SaaS esistenti. Dopo aver utilizzato Notion per anni e aver sperimentato altri strumenti simili come Airtable, Mayne ha deciso di creare un’alternativa che fosse completamente offline, open-source e più performante. Dopo un anno di sviluppo e uso personale, ha reso Eidos open-source per raccogliere feedback e contribuire alla sua crescita.

Pro:

• una delle principali caratteristiche di Eidos è la possibilità di essere utilizzato completamente offline, senza dipendere da un’infrastruttura cloud. Inoltre, essendo open-source, gli utenti possono personalizzare il software secondo le loro necessità e contribuire al suo sviluppo.
• grazie all’uso di SQLite come backend, Eidos promette prestazioni elevate, anche con grandi volumi di dati, superando i limiti di altri strumenti basati su SaaS.
• fornisce un sistema di estensioni potente ispirato ai plugin di Figma e Cloudflare Worker. Gli sviluppatori possono elaborare script in TypeScript direttamente nel browser per manipolare dati e personalizzare l’esperienza utente.
• Eidos è integrato con modelli di linguaggio AI (LLM) e permette agli utenti di automatizzare processi come la traduzione, la sintesi e l’elaborazione dei dati. Gli utenti possono scegliere il proprio provider LLM senza essere bloccati su un singolo fornitore.

Contro:

• attualmente, Eidos è compatibile solo con i browser basati su Chromium e non supporta completamente iOS, a causa delle limitazioni imposte da Apple alle web app.
• essendo un progetto relativamente nuovo, può ancora presentare alcuni bug e mancare di determinate funzionalità avanzate che gli utenti potrebbero aspettarsi.
• sebbene Eidos sia progettato per essere intuitivo, gli utenti non sviluppatori potrebbero trovare difficile sfruttare appieno il potenziale del sistema di estensioni e della personalizzazione offerta.
• Eidos non offre una soluzione nativa per sincronizzare i dati su più dispositivi. Tuttavia, è possibile utilizzare soluzioni esterne come Git o iCloud per gestire il backup e la sincronizzazione dei dati.

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6. AppFlowy

AppFlowy è una piattaforma open-source progettata per essere un’alternativa a Notion. A differenza di quest’ultimo, che è un software SaaS chiuso, AppFlowy è completamente open-source e permette agli utenti di ospitarla autonomamente, garantendo un controllo totale sui propri dati. La piattaforma offre funzionalità come la gestione di task, note, liste di cose da fare e persino una modalità offline, così da risultare ideale per chi desidera una soluzione più flessibile e personalizzabile.

AppFlowy è stata sviluppata da un team di innovatori indipendenti, supportato da investitori del settore tecnologico che credono nel potenziale delle soluzioni open-source. Con un finanziamento di 6,4 milioni di dollari, il progetto ha rapidamente guadagnato attenzione per la sua promessa di offrire un’alternativa sicura e personalizzabile a Notion.

Pro:

• uno dei principali vantaggi di AppFlowy è la totale trasparenza del codice. Essendo open-source, chiunque può ispezionare, modificare e migliorare il software. Ciò garantisce che i dati rimangano sotto il completo controllo dell’utente, eliminando i rischi associati alla memorizzazione su server di terze parti.
• AppFlowy è costruita tramite tecnologie moderne come Rust e Flutter, perciò offre prestazioni elevate e una buona esperienza utente su tutte le piattaforme supportate, inclusi Linux e altre non coperte da Notion.
• grazie alla sua natura open-source, AppFlowy è estremamente personalizzabile. Gli utenti possono adattare l’interfaccia e le funzionalità alle loro esigenze specifiche, rendendola una soluzione molto flessibile per diverse tipologie di utenti.
• AppFlowy permette di essere ospitata su server propri, eliminando la dipendenza da servizi cloud esterni. Questo è particolarmente utile per le organizzazioni che necessitano di conformità a rigidi requisiti di sicurezza e privacy.

Contro:

• AppFlowy è ancora in fase di sviluppo beta, il che significa che potrebbe non essere completamente stabile o ricca di funzionalità come Notion. Gli utenti possono incontrare bug e problemi di stabilità durante l’utilizzo quotidiano.
• sebbene AppFlowy stia rapidamente aggiungendo nuove funzionalità, non ha ancora raggiunto la parità completa con Notion in termini di capacità. Alcune funzionalità avanzate come l’integrazione profonda con altri servizi SaaS potrebbero mancare.
• mentre la versione base di AppFlowy è gratuita e open-source, la piattaforma potrebbe introdurre un modello freemium in futuro, riservando alcune funzionalità avanzate agli utenti paganti.
• attualmente, l’app mobile di AppFlowy è in fase di sviluppo, il che potrebbe rappresentare un limite per chi ha bisogno di un’esperienza cross-platform immediata e completa.

7. Obsidian

Obsidian è un’applicazione di note-taking focalizzata sulla gestione della conoscenza personale. Utilizzando file di testo in formato Markdown, permette agli utenti di creare un “secondo cervello” attraverso la creazione e il collegamento di note in modo interattivo e visivo. L’applicazione è particolarmente popolare tra gli utenti che cercano uno strumento potente e personalizzabile per gestire grandi quantità di informazioni e collegare concetti in modo organico.

Sviluppata da un piccolo team di appassionati che hanno voluto creare uno strumento focalizzato su ciò che amano di più ovvero la gestione delle conoscenze personali. Il progetto è cresciuto rapidamente grazie alla forte comunità di utenti e sviluppatori che contribuiscono costantemente all’espansione del suo ecosistema di plugin.

Pro:

• Obsidian eccelle nella creazione di una rete di conoscenze interconnesse. La sua visualizzazione grafica delle note permette di vedere come le idee sono collegate tra loro, facilitando l’organizzazione e il recupero delle informazioni.
• a differenza di molti strumenti SaaS, Obsidian consente di archiviare tutte le note localmente, garantendo un controllo completo sui propri dati senza dipendere dal cloud.
• grazie al vasto ecosistema di plugin, può essere personalizzata per adattarsi alle esigenze specifiche degli utenti, rendendolo estremamente flessibile.
• il supporto nativo per Markdown rende Obsidian un potente strumento per gli scrittori, i ricercatori e gli accademici che preferiscono lavorare con testo semplice e formattazione minima.

Contro:

• Obsidian non è stato progettato per la collaborazione di gruppo. Sebbene esistano plugin che aggiungono funzionalità di sincronizzazione e condivisione, l’esperienza non è fluida come in altre piattaforme come Notion.
• l’uso di Obsidian richiede una certa familiarità con Markdown e un investimento di tempo per personalizzare l’applicazione tramite plugin, il che può scoraggiare gli utenti meno esperti.
• molte delle funzionalità avanzate di gestione dei progetti e automazione presenti in altri strumenti sono disponibili solo tramite plugin di terze parti, che non sempre offrono la stessa integrazione fluida di soluzioni native.
• mentre la versione base di Obsidian è gratuita, funzionalità come la sincronizzazione tra dispositivi e la pubblicazione online richiedono un abbonamento a pagamento.

Conclusioni

In un contesto aziendale in cui i dati e le informazioni sono in costante crescita, avere una strategia ben definita e documentata è essenziale per garantire che questa sia operativa e comunicabile. La trasformazione digitale dei processi diventa quindi un elemento cruciale per mantenere efficienza e organizzazione. Digitalizzare e documentare i processi consente di migliorare la comunicazione interna e rendere la strategia più chiara e applicabile. In tal modo si assicura che ogni membro del team possa operare rimanendo allineato agli obiettivi aziendali.

Se senti il bisogno di collegare la tua strategia aziendale ai processi o di digitalizzare la tua azienda, sarò felice di aiutarti, scrivimi per poter organizzare un confronto insieme e capire in che modo posso supportare la crescita della tua azienda.