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Come gestire un team da remoto con Notion

Indice.

Introduzione alla gestione remota dei team con Notion

L’attuale panorama lavorativo, sempre più orientato verso il lavoro da remoto, richiede strumenti e metodologie efficaci per garantire produttività e coesione dei team.

La documentazione accurata delle attività è fondamentale, sia nel lavoro in presenza che da remoto. In quest’ultimo caso, diventa ancora più cruciale per ridurre tempi, sprechi e disallineamenti.

Notion emerge come uno strumento versatile e potente, ideale per costruire sistemi operativi aziendali personalizzati. La sua flessibilità, scalabilità e capacità di personalizzazione lo rendono un alleato inestimabile nella gestione dei team da remoto, fornendo una soluzione integrata per documentare progetti e processi in maniera efficiente.

In questo articolo ti spiego come lo utilizzo per me, per gestire la mia agenzie, per aiutare altre aziende come la tua a mettere ordine al proprio caos, allineando strategia ed esecuzione.

Vantaggi dell’utilizzo di Notion per la gestione remota dei team

Contrariamente ad altri strumenti di project management come Asana o Trello (tanto per citarne due), Notion si distingue per la sua estrema personalizzazione.

Offre la possibilità di costruire, in modalità nocode, sistemi su misura che si adattano perfettamente alle esigenze specifiche di ogni azienda.

Questo significa che non è l’azienda ad adattarsi al tool, ma il tool che viene plasmato per rispondere alle esigenze specifiche dell’organizzazione.

La sua struttura modulare e intuitiva consente di apportare modifiche in maniera rapida ed efficiente, rendendo più agevole l’adattamento e l’evoluzione dei processi lavorativi.

Notion permette di centralizzare la gestione dell’organizzazione, favorendo la trasformazione digitale dei processi.

Diventa il fulcro attorno al quale ruotano tutte le attività, sia per i team in-house che per quelli remoti.

Questa centralità fa di Notion non solo un semplice strumento di gestione, ma un vero e proprio ecosistema lavorativo, dove ogni elemento dell’organizzazione può essere integrato, monitorato e gestito in modo efficace.

Impostazione dello spazio di lavoro in Notion

Notion offre la flessibilità di creare spazi di lavoro personalizzati in base alle esigenze specifiche di ogni team.

Che si tratti di un’organizzazione con una struttura verticale, suddivisa in reparti come marketing, vendite, risorse umane, o di una più orizzontale, dove l’accesso e la visibilità sono estesi a tutti i membri del team, Notion si adatta perfettamente.

Gli spazi di lavoro possono essere configurati utilizzando database, pagine e altre funzionalità in modo da riflettere il modello organizzativo e i processi aziendali.

Inoltre, Notion si rivela particolarmente utile nelle fasi iniziali di sviluppo organizzativo. In assenza di processi ben definiti, offre la possibilità di documentare, sperimentare e modificare strutture e procedure.

Questa flessibilità è fondamentale per le aziende in crescita o in fase di trasformazione, poiché consente di adattare lo strumento alle esigenze in evoluzione, a differenza di altri software che potrebbero richiedere compromessi o adattamenti meno flessibili.

Vuoi portare una strategia di innovazione nella tua azienda? Parliamone.

Collaborazione e comunicazione con il team in Notion

Notion facilita un approccio collaborativo e asincrono, fondamentale per il lavoro da remoto.

Funzionalità come i commenti e i tag migliorano la comunicazione e la gestione dei progetti, permettendo ai membri del team di lavorare in modo più autonomo e organizzato.

Per comunicazioni più immediate o urgenti, si possono integrare strumenti come Google Chat o Slack, strumenti che utilizzo a supporto di una gestione integrata su Notion più che altro per favorire la coesione e fare follow up al bisogno.

Un vantaggio significativo nell’uso di Notion è la riduzione delle riunioni e call inutili, cosa di cui sappiamo tutti che si abusa costantemente con un dispendio di tempo ed energie altissime, con grandi sproloqui che solitamente portano a poco o niente.

Quando mi capitano, la prima cosa che faccio è quello di chiedere a chi gestisce la riunione quanto ci è costata, facendo un rapido conto netto di quante persone hanno partecipato, per il numero di ore moltiplicato per la tariffa oraria delle persone sedute. Di solito è un buon incentivo per iniziare a prendere in considerazione la trasformazione digitale, l’introduzione di tools come Notion e la ricerca di una maggior efficenza e coesione.

Poiché molti compiti richiedono la preparazione di documenti o analisi, che possono essere sviluppati direttamente all’interno di Notion, i confronti e le discussioni avvengono tramite commenti sui progetti o documenti specifici. Questo metodo rende molto più agile il lavoro e riduce la necessità di incontri sincroni.

Un altro strumento che trovo particolarmente efficace in combinazione con Notion è Loom.

Utilizzando Loom per registrare brevi video esplicativi, come how-to o briefing, e integrandoli in Notion, si ottiene una riduzione ulteriore delle riunioni, permettendo una comunicazione più diretta ed efficiente.

Questo per me è stato un altro grande riduttore di inefficienze:

  • devo fare un brief per un progetto, creo tutta la documentazione su Notion, spiego con un Loom e mando tutto alle persone interessate;
  • un cliente non ha capito cosa deve fare per un task o un progetto, registro un Loom, lo mando tramite Notion e il cliente 9 volte su 10 non mi richiede una riunione.
  • nasce un nuovo processo o una nuova procedura in azienda, oltre a documentarla su Notion, la spiego con un video registrato con Loom ed ecco che non ho bisogno (quasi sempre) di fare una riunione impegnando tempo che posso utilizzare per altro.

Integrazione di altri strumenti con Notion

Notion si distingue anche per la sua capacità di integrarsi con una vasta gamma di altri strumenti.

È possibile incorporare direttamente all’interno delle pagine Notion elementi da Google Docs, Figma, Google Maps, Invision, Miro, Typeform, Jira e molti altri.

Questa caratteristica rende Notion non solo un luogo dove gestire e organizzare il lavoro, ma anche un hub centrale dove è possibile accedere a una varietà di risorse e strumenti.

Inoltre, la possibilità di connettere i database di Notion con altri strumenti attraverso piattaforme come Zapier o Make apre a infinite possibilità.

Ad esempio, è possibile raccogliere automaticamente dati da form online direttamente in Notion, sincronizzare informazioni tra vari database, o addirittura gestire pubblicazioni sui social media.

Nel mio caso sono arrivato a sincronizzare parecchie cose come ad esempio:

  • Richieste dai form contatti dei miei siti
  • Gestione dei contenuti per i social (li scrivo in Notion e vengono pubblicati su Facebook, Instagram, ecc)
  • Integrazione dei feedback e delle recensioni dei clienti
  • Sincronizzazione dei calendari di Google Calendar

Queste sono solo alcune delle integrazioni realizzate e queste integrazioni estese trasformano Notion in un vero e proprio ecosistema digitale per l’azienda, il mio l’ho chiamato HubOs.

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Suggerimenti per una collaborazione efficace tra team remoti con Notion

L’efficacia di Notion, come qualsiasi altro strumento, dipende dalla qualità della gestione e dall’adozione di modelli organizzativi appropriati.

Senza una strategia di gestione solida, l’uso di Notion non può compensare le lacune organizzative. È fondamentale stabilire chiare linee guida per la delega di processi e responsabilità.

Nell’utilizzare Notion per la gestione remota, è importante incoraggiare la trasparenza e la condivisione delle informazioni, promuovere l’autonomia e la responsabilizzazione dei membri del team, e stabilire chiare aspettative e obiettivi.

Notion può essere uno strumento potente per facilitare questi aspetti, ma la sua efficacia è massima quando inserito in un contesto di pratiche gestionali solide.

Conclusione: Potenziare i team remoti con Notion

La gestione del mio team remoto e la collaborazione con vari clienti hanno dimostrato che Notion è un mezzo straordinario per potenziare le dinamiche di lavoro a distanza, del lavoro ibrido o anche del lavoro in ufficio.

La sua capacità di adattarsi a diverse esigenze organizzative, la sua integrazione con una varietà di altri strumenti e la sua natura intuitiva lo rendono un alleato prezioso nel lavoro da remoto.

Inoltre, la sua adozione in combinazione con un modello organizzativo solido può trasformare significativamente l’efficacia e l’efficienza delle operazioni aziendali.

Notion non è solo un semplice strumento di gestione, ma un fondamentale passo verso una trasformazione digitale efficace e inclusiva.

Nel caso avessi piacere di approfondire in che modo posso aiutarti con la tua organizzazione, scrivimi per un confronto e una dimostrazione pratica di quello che hai potuto comprendere da questo articolo.

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