Gestione del tempo: tre consigli per migliorarla

In questo articolo ti parlerò di 3 punti chiave fondamentali per gestire il tuo tempo in maniera efficace e produttiva.

Quante volte ti ritrovi a vivere le giornate con una sensazione d’angoscia dovuta al pensiero costante di non avere abbastanza ore per fare tutto? Magari passi il tempo a cercare di incastrare nella tua testa i vari impegni ma non riesci a concretizzare tutto quello che vorresti.

Il risultato è ritrovarti la sera più stanco che mai e frustrato per non aver concluso nulla.

La soluzione non sta nel desiderare giornate di 48 o 72 ore, ma saper a gestire quelle 24 ore che tutti noi abbiamo a disposizione.

Devi imparare a:

  • Definire le tue priorità;
  • Evitare di spendere tempo ed energie in attività che non fanno crescere il tuo lavoro e non danno valore alla tua vita;
  • Pianificare per ottenere dei risultati;
  • Difenderti dalle distrazioni, che ti rubano tempo e ti allontanano dalla meta.

Viviamo in periodo storico complicato, dove ci viene richiesto di essere efficienti 24 ore al giorno 7 giorni su 7. La costante connessione con il mondo esterno ci obbliga a rispondere agli stimoli nel minor tempo possibile, pena l’essere considerato fuori dal mondo, non abbastanza capace o non interessante, perdendo quindi l’approvazione e il riconoscimento di chi ci circonda. Questo ci mette nella situazione di vivere le nostre giornate confondendo ciò che davvero è prioritario per noi, da ciò che invece il mondo esterno ci richiede.

1. Decidere le tue priorità

È fondamentale lavorare su questo primo punto chiave. Ti sei mai chiesto cosa conta davvero per te? Quali sono i valori fondamentali che ti guidano ogni giorno?

Ti faccio un esempio:
Se in cima alla scala delle tue priorità ci sono la famiglia e gli amici, perché sacrificare il tempo che potresti trascorrere con loro per lavorare di più e guadagnare più soldi? Ne vale la pena?
Al contrario, se la tua priorità è guadagnare 100.000€ l’anno, perché trascorrere ore sui social network alla ricerca di approvazione?
Non esiste una risposta giusta o sbagliata a queste domande, dipende dalla tua personale scala di valori.

Ricordati che avere chiare le tue priorità ti aiuterà a impostare le tue giornate, e di conseguenza la tua vita, in un percorso che abbia per te un valore e un senso. Che valga la pena di essere davvero vissuto.

Ti consiglio un piccolo esercizio

Un modo per capire se stai dedicando il giusto tempo alle tue priorità è domandarti, tutte le mattine prima di iniziare a lavorare: “se oggi riuscissi a portare a termine uno solo tra i miei impegni, quale mi farebbe sentire soddisfatto e mi permetterebbe di addormentarmi, a fine giornata, col sorriso?”

2. L’importanza della pianificazione

Una volta individuate le tue priorità non ti resta che passare al secondo punto chiave, ovvero la “pianificazione”. Affrontare le giornate lavorative a braccio, con una vaga idea delle cose che devi fare e senza alcun tipo di programmazione non ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi.

La mancanza di pianificazione è una delle cause della procrastinazione. Tutti abbiamo dei compiti importanti da portare a termine per progredire nel lavoro. Il problema è che spesso sembrano troppo impegnativi o lunghi, e finiamo per accantonarli a fine giornata, dando la precedenza a incombenze più facili e veloci. Ciò che ci spinge a comportarci in questo modo è collegato alle nostre emozioni, al disagio che avvertiamo quando ci troviamo di fronte alle difficoltà.

Ci sentiamo sopraffatti, soccombiamo a quella sensazione di oppressione e ansia al pensiero di dover fare tutte quelle cose e finiamo con lo scoraggiarci di fronte alla montagna che si erge di fronte agli occhi della nostra mente. E quindi, per evitare di sentire tutte questa sensazioni negative, riempiamo il tempo con attività superflue, illudendoci di essere produttivi.

Come pianificare correttamente

Se hai seguito correttamente l’esercizio precedente, e hai individuato le tue priorità, a questo punto sarai in grado di determinare i singoli passi da compiere. Concentrarti su piccoli compiti quotidiani, collegati al tuo obiettivo finale, ti permetterà di raggiungere il tuo scopo senza soccombere alla pressione e indietreggiare nella tua zona di confort.

Il primo passo per creare una pianificazione funzionale è quella di conoscere quanto tempo nei compiti necessari a progredire nel tuo lavoro.
Sai quanto minuti ti occorrono per rispondere ad una mail? A scrivere un articolo nel tuo blog, o per inviare le tue fatture al commercialista?

Se la risposta è negativa, il mio consiglio è di monitorare, nei prossimi 15 giorni, il tempo che impieghi a svolgere ogni attività lavorativa (puoi farlo aiutandoti con semplici tool come Clockify ).
Questo ti servirà a pianificare le tue giornate di lavoro. Ricorda che non esiste una pianificazione giusta o sbagliata, o una che vada bene per tutti. Devi trovare quella adatta alle tue priorità e ai tuoi bisogni. Pianificare ti aiuterà a non perdere tempo in attività superflue e ad essere più produttivo mentre lavori.

Creare una pianificazione dettagliata di tutti i compiti da svolgere quotidianamente, utilizzando la massima precisione e individuando i tempi necessari per portarli a termine, farà aumentare di molto la tua soddisfazione e produttività. E a garantirti qualche ora di tempo libero!

3. Imparare a gestire le distrazioni

A questo punto ciò di cui hai bisogno è il terzo punto chiave: “imparare a gestire le distrazioni”.

Oggi la fonte principale delle nostre distrazioni sono i social network. Deleteri per la nostra salute fisica e mentale, per la nostra produttività e per il nostro tempo, li usiamo per sfuggire alle emozioni negative.
Sono annoiato? guardo Facebook. Sono ansioso per una scadenza? Scrollo Instagram. Mi sento stanco e stressato? Mi rilasso al telefono.

Gli studi sulle neuroscienze hanno verificato come l’uso costante e massiccio del telefono incida sulla nostra corteccia prefrontale. L’area anteriore del cervello adibita alla forza di volontà, all’attenzione, alla concentrazione, alla capacità di gestire le emozioni e controllare gli impulsi.

Non è un caso che siano aumentati i disturbi di ansia e depressione in coloro che spendono più di due ore al giorno sui social network. Sembra che un uso eccessivo possa portare a disturbi del sonno, stanchezza e in generale a una mancanza di motivazione.

La lista degli effetti indesiderati dovuti all’uso eccessivo del telefono è lunga, ma non voglio né spaventarti né annoiarti. Quello che voglio farti capire è che spetta solo a te prenderti cura della tua salute fisica e mentale.

Come gestire le distrazioni?

Devi cambiare le tue convinzioni:  

  • Stare 1 ora sui social network non ti rilassa né ti fa staccare la spina. Anzi, i continui stimoli sollecitano il cervello abbassando le prestazioni celebrali.
  • Non avrai più clienti pubblicando 24 ore su 24 contenuti che non hanno una strategia comunicativa. Non conta la quantità, ma la qualità.

Capito questo, è il momento della consapevolezza: monitora quanto tempo utilizzi il tuo smartphone, utilizzando app come Qualitytime (per Android) o Moment (per IPhone). Quante cose potresti fare se utilizzassi questo tempo in maniera produttiva?

Avere davanti a te il numero di ore perse ti aiuterà a trovare la motivazione per silenziare il telefono quando lavori. A non controllare compulsivamente le app, e a disattivarne le notifiche.
Non sei convinto? Ti invito a farlo per una settimana, e poi commentare questo post scrivendo i risultati ottenuti: sono sicura che sarai il primo ad esserne sorpreso!

Un ultimo consiglio

Quando senti l’impulso di cedere, sbloccare il telefono e abbandonarti ai social network fatti questa domanda: “Quanto sarei disposto a pagare per guardare questo video, oppure leggere questo post o spulciare questo profilo?”
Se non saresti disposto a investirvi denaro, perché dovresti farlo con il tuo tempo, risorsa ancora più preziosa e limitata?

Concludendo

Se sei arrivato alla fine di questo articolo, ora non ti resta che mettere in pratica quanto hai imparato! Ti assicuro che riuscirai a gestire meglio il tuo tempo, ad essere più produttivo e a sentirti meno stressato.
Ciò che rende il cambiamento reale ed effettivo è solamente l’azione, quindi se vuoi davvero migliorare il tuo rapporto con il tempo, beh, dipende solo da te.

Acquisire informazioni e consapevolezza è sicuramente il primo passo fondamentale verso il cambiamento, ma solamente tu, con il tuo modo di agire, puoi renderlo effettivo e duraturo.”

saa

Ti faccio un grande in bocca al lupo e buon lavoro!

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