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Documentare la strategia aziendale: perché e come farlo

Indice.

Una delle sfide più significative che le imprese devono affrontare è la creazione e la gestione efficace delle strategie aziendali, della raccolta dei dati di analisi e più in generale delle informazioni utili per la messa in opera di azioni concrete. La fase di raccolta dati nella maggior parte delle aziende avviene tramite lo scambio di file, slide e informazioni frammentate che si disperdono su più canali e piattaforme.

Per colmare questo gap ho creato con Notion uno strumento che ho chiamato HubOs. Grazie ad HubOs è possibile documentare la strategia, aggiornarla più facilmente, integrare dashboard e favorirne il collegamento con la operations e progetti aziendali avendo sempre tutto sotto controllo. Di cosa si tratta? In questo articolo vi parlo dell’utilità di questo strumento con il quale riesco a gestire insieme alle aziende mie clienti la documentazione di strategie estremamente diverse l’una dall’altra.

Cos’è e a cosa serve la strategia aziendale

Partiamo innanzitutto dalla strategia aziendale. Questa è l’insieme delle decisioni e azioni che determinano la direzione di un’organizzazione nel lungo periodo. Il suo scopo è quello di assicurare che un’impresa mantenga un vantaggio competitivo, risponda efficacemente ai cambiamenti del mercato e raggiunga i suoi obiettivi. È fondamentale perché:

  • guida le decisioni, infatti fornisce un quadro per prendere decisioni informate;
  • allinea le risorse, poiché assicura che queste siano allocate efficacemente verso gli obiettivi aziendali;
  • permette di navigare il cambiamento, infatti aiuta l’organizzazione ad adattarsi e prosperare in ambienti di mercato dinamici.

Gli elementi chiave della strategia

Non è possibile fornire uno schema unico di strategia da seguire per qualsiasi impresa ma indubbiamente gli elementi presenti nella maggior parte delle strategie aziendali sono:

  • purpose, visione, missione, valori, North Star Metric;
  • stakeholders, l’insieme degli attori che possono contribuire al nostro successo se ben coinvolti;
  • mercato, composto dall’analisi dei fattori, dei trends, della domanda, la segmentazione, le personas;
  • prodotti (o servizi) che definiscono la proposta di valore;
  • competitor, ovvero l’analisi del posizionamento e la definizione della strategia di competizione;
  • branding, ovvero l’insieme di tutte quelle informazioni che riguardano la comunicazione aziendale, il tono di voce, brand manuale, ecc;
  • obiettivi, che includono la definizione delle metriche da misurare, OKR e KPI;
  • go to market, ovvero la strategia e le tattiche di marketing per crescere sul mercato con un complesso utilizzo integrato di canali, contenuti, ecc;
  • finance, l’insieme di tutte le analisi economiche, finanziarie, budget, forecast, suddivisi per le varie aree aziendali.

Tutte queste voci vanno analizzate e compilate fino a formare un sistema che non rimane fisso nel tempo ma è dinamico e richiede revisione e adattamento continuo. La chiarezza nella visione, missione e i valori è fondamentale per mantenere l’allineamento organizzativo.

Scomposizione degli obiettivi in azioni

Gli obiettivi sono ad esempio un elemento importantissimo della strategia e devono essere applicabili e collegati a operazioni o iniziative. È necessario passare da ciascun obiettivo a un’azione, suddividendolo in compiti e progetti gestibili. A questi poi seguirà l’assegnazione dei ruoli, definendo chi è responsabile per ogni azione, allo scopo di assicurare chiarezza.

Poter riportare questa impostazione del lavoro nero su bianco, su un’unica piattaforma che mantenga in contatto tutte le parti coinvolte, rappresenta una grande svolta in termini di chiarezza, organizzazione e risparmio di tempo.

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Documentare la strategia aziendale, un’azione che porta al successo

La trasformazione della visione strategica in documenti operativi è un processo che richiede chiarezza, coinvolgimento del team e un’attenta pianificazione. La documentazione efficace serve non solo come roadmap per la realizzazione degli obiettivi ma anche come strumento per la misurazione del successo e per l’apprendimento organizzativo di cosa funziona, cosa non funziona e cosa è da rivedere. Ecco alcune ragioni che rendono la documentazione un elemento fondamentale verso il successo:

  • comunicazione chiara tra tutti gli elementi coinvolti, i quali in tal modo comprendono la direzione e gli obiettivi;
  • coerenza nelle decisioni, grazie a un punto di riferimento costante per rimanere in linea con la strategia generale;
  • monitoraggio dei progressi ed eventuale revisione, entrambi facilitati.

Strumenti per la documentazione

Nelle aziende che si sono già avvicinate alla digitalizzazione, si ricorre a diversi strumenti per la documentazione degli elementi indicati sopra. Tra questi ci sono:

  • software di gestione progetti, come Trello, Asana e file Excel per tracciare obiettivi e progressi;
  • documenti condivisi come Google Docs o Microsoft PowerPoint per la collaborazione in tempo reale;
  • sistemi di gestione della conoscenza come database interni finalizzati all’archiviazione e condivisione di informazioni strategiche.

Tutti strumenti grandiosi, che spesso soffrono di una frammentazione delle informazioni a cui segue la difficoltà di collegare facilmente gli obiettivi, in progetti e i progetti a dei task ad esempio.

Formati efficaci per la documentazione

Tra i formati più comuni di documentazione della strategia troviamo:

  • piani strategici. Sono documenti che delineano gli obiettivi a lungo termine e le strategie per raggiungerli.
  • Dashboard e KPIs. Si tratta di visualizzazioni che tracciano le metriche chiave di performance.
  • Report periodici. Consistono in aggiornamenti regolari che riflettono i progressi verso gli obiettivi.

Best practices nella documentazione

Poiché la strategia evolve, è importante mantenere periodicamente aggiornati i documenti e assicurarsi che riflettano le ultime decisioni e i riscontri. Un altro fattore chiave nella fase di documentazione è il coinvolgimento del team, del quale occorre incoraggiare il feedback e la collaborazione. Inoltre, i documenti devono essere sempre facilmente accessibili a tutti i membri rilevanti dell’organizzazione e scritti in modo chiaro e comprensibile.

HubOs per documentare la strategia della tua azienda

Quando ho iniziato a creare con Notion HubOs per la documentazione della strategia, il mio principale scopo era quello di evitare il ricorso a molteplici fogli di calcolo, documenti e slide sparse, col rischio di disperdere informazioni. Ho scelto di lavorare su Notion poiché combina note, documenti, database e project management in un’unica piattaforma intuitiva.

La sua struttura flessibile permette di personalizzare completamente lo spazio di lavoro in base alle esigenze dell’azienda. Organizza progetti, compiti e risorse in database interconnessi, crea template replicabili per documentare processi e strategie e visualizza progetti e scadenze per mantenere allineati i team.

Vuoi portare una strategia di innovazione nella tua azienda? Parliamone.

Integrazione della strategia con HubOs

Nell’ambito dell’implementazione strategica, HubOs si rivela un potente strumento. Il punto di partenza deve essere sempre lo sviluppo della strategia aziendale nelle sue molteplici sezioni ovvero purpose, stakeholder, mercato, prodotti, competitor, SWOT, brand, obiettivi, go to market e finanza. Completata questa operazione, HubOs è in grado di accogliere e gestire tali informazioni in modo organizzato ed efficace.

Grazie a questo strumento si riescono a mettere in pratica le strategie progettate, collegandole direttamente alla fase di esecuzione e si facilita il lavoro delle aziende che desiderano implementare le proprie strategie in modo efficiente e strutturato.

La gestione operativa con HubOs

Le macro aree di HubOS sono Strategia, Esecuzione e Iniziative. La sezione Strategia si utilizza per delineare gli obiettivi e poi trasferirli in azioni concrete attraverso Esecuzione e Iniziative.

Inoltre, la sezione Persone risulta di grande utilità per mappare responsabili di progetti e task, competenze e assegnazioni di team e accertarsi che ogni persona e dipartimento sia allineato e contribuisca agli obiettivi strategici.

Nella sezione Strumenti, invece è possibile supportare le operazioni e l’automazione.

Documentare i processi

Nel mio HubOs ho creato una sezione Processi per documentare e mantenere allineata la strategia con l’esecuzione. La gestione è suddivisa in:

  • idee, per definire e perfezionare le idee iniziali, che diventano la base per il miglioramento continuo;
  • progetti, per gestire attività complesse e garantire che siano coerenti con gli obiettivi strategici;
  • task, per una distribuzione di compiti specifici ai membri del team che assicuri che tutti siano consapevoli delle loro responsabilità;
  • meeting, per documentare gli incontri, le retrospettive, ecc., garantendo che tutte le informazioni importanti siano facilmente accessibili.

Come migliorare la documentazione della strategia della tua azienda com HubOs

Ora che ti è chiaro quanto sia importante avere una strategia, poterla collegare agevolmente all’operatività quotidiana dello staff che deve rimanere allineato, e documentarne i diversi elementi per poterli trasferire e aggiornare facilmente, ti invito a metterti in contatto con me per avvalerti della mia esperienza e delle mie competente come business manager e scoprire i vantaggi dell’HubOs che ho creato e posso personalizzare per la tua azienda.

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