Se stai cercando di ottimizzare le tue riunioni periodiche e renderle più efficienti, sappi che la tecnologia può aiutarti. Grazie all’intelligenza artificiale (AI), a Notion e a Fathom, puoi digitalizzare le tue riunioni, semplificarle e renderle più produttive.
Con l’aiuto di alcuni strumenti di AI, puoi automatizzare le attività ripetitive come l’organizzazione dell’agenda, l’invio di promemoria e la generazione automatica dei report. Inoltre, puoi beneficiare di suggerimenti e informazioni utili per migliorare l’efficacia delle tue discussioni.
Problemi ricorrenti nella gestione delle riunioni
Quando si tratta di gestire le riunioni regolari, molti si trovano di fronte a problemi ricorrenti che possono rallentare il processo decisionale e renderle inefficaci. Alcuni dei problemi più comuni sono:
- molte riunioni iniziano senza un’agenda chiara o senza obiettivi ben definiti. Questo può portare a discussioni disordinate e all’incapacità di prendere decisioni efficaci e quindi anche di riassumerle;
- senza un sistema di archiviazione o di salvataggio centralizzato delle riunioni, la condivisione di documenti e informazioni può essere difficile per i partecipanti. Così si perde la possibilità di avere accesso alle informazioni rilevanti prima, durante e dopo la riunione;
- in molti casi, le riunioni finiscono senza che vengano assegnati compiti specifici o senza che venga stabilito un follow-up adeguato. Questo può portare a una mancanza di responsabilità e rallentare il raggiungimento dei risultati desiderati.
La buona notizia è che esistono soluzioni tecnologiche che possono aiutare a superare questi problemi e migliorare l’efficienza delle riunioni regolari.
Creare un processo digitale e uno stack per le riunioni
Uno dei modi più efficaci per migliorare la gestione delle riunioni è creare un processo digitale e uno stack di strumenti digitali che semplifichi e automatizzi il flusso di lavoro delle riunioni. Di seguito trovi i passaggi di un sistema che ho creato e che utilizzo con grande soddisfazione:
- usa un’applicazione di pianificazione delle riunioni per creare un’agenda chiara e condividere i materiali rilevanti con i partecipanti in anticipo. Il mio consiglio e lo standard in tal senso sono Google Calendar e Microsoft Teams. Con la giusta struttura di calendari, tutti saranno preparati, coinvolti e potranno contribuire in modo significativo alle riunioni previste nella tua organizzazione;
- utilizza uno strumento di registrazione delle riunioni online come Fathom per registrare le riunioni e generare automaticamente trascrizioni. Questo ti aiuterà a mantenere un repertorio accurato delle discussioni e a facilitare il riferimento futuro;
- ricorri a un’applicazione di gestione dei task come Notion per assegnare compiti ai partecipanti e tener traccia del loro progresso. In tal modo ogni compito sarà assegnato a una persona responsabile e verrà effettuato un follow-up adeguato. Io ho scelto Notion;
- usa Notion come piattaforma centrale per archiviare e condividere i report delle riunioni. Ciò consentirà a tutti i partecipanti di accedere facilmente alle informazioni rilevanti e di tenersi aggiornati sulle decisioni prese.
Questo è lo stack che ho creato, supportato poi da altri strumenti di sincronizzazione che mi permettono di risparmiare molto tempo. Sicuramente creare un processo digitale per le tue riunioni ti aiuterà a semplificare il flusso di lavoro e a migliorare l’efficienza complessiva nell’organizzazione.
Notion e Fathom per digitalizzare le riunioni
Di Notion ho già parlato più volte. Tra le altre funzioni, questa applicazione ti permette di creare e condividere documenti in modo collaborativo. Puoi organizzare le tue note, realizzare elenchi di attività e assegnare compiti a ciascun partecipante. In questo modo, tutti i membri del team avranno accesso alle informazioni necessarie e saranno allineati sui passi successivi da intraprendere.
Fathom invece è uno strumento che consente di registrare, organizzare, riassumere le tue riunioni periodiche. Ha cambiato il mio modo di lavorare, facendomi risparmiare decine di ore ogni mese. Continua a leggere e ti spiego in che modo utilizzarli.
Utilizzare Fathom per registrare le riunioni online
Fathom è uno strumento potente che ti consente di registrare le tue riunioni online e di ottenere trascrizioni accurate delle discussioni. Ecco alcuni dei vantaggi di utilizzarlo per registrare le tue riunioni:
- Fathom registra automaticamente le tue riunioni online, eliminando la necessità di utilizzare software aggiuntivi o dispositivi di registrazione separati. Potrai concentrarti sulla discussione senza doverti preoccupare di attivare manualmente la registrazione;
- Fathom sfrutta tecnologie avanzate di riconoscimento vocale per generare trascrizioni accurate delle riunioni. Ciò ti consente di rivedere facilmente le discussioni precedenti e di fare riferimento ad alcune parti senza dover ascoltare l’intera registrazione;
- all’interno delle trascrizioni generate da Fathom puoi trovare rapidamente informazioni specifiche. Questo ti aiuta a risparmiare tempo e a trovare facilmente ciò di cui hai bisogno;
- Fathom ti fa condividere facilmente le trascrizioni delle tue riunioni con i partecipanti. La collaborazione risulta agevolata e tutti possono trovare le informazioni rilevanti.
L’utilizzo di Fathom per registrare le tue riunioni online ti aiuterà a mantenere un registro accurato delle discussioni e a semplificare il processo di riferimento futuro.
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I vantaggi dell’utilizzo di Fathom per le riunioni
L’utilizzo di Fathom per le riunioni offre numerosi vantaggi che possono migliorare l’efficienza delle tue riunioni regolari, ad esempio:
- risparmio di tempo grazie all’automatizzazione del processo di registrazione e di generazione delle trascrizioni;
- maggiore precisione e accuratezza delle trascrizioni, prive di errori o omissioni, grazie all’utilizzo di tecnologie avanzate di riconoscimento vocale;
- archivio delle registrazioni ben organizzato e facilmente accessibile;
- condivisione facilitata con i partecipanti alle riunioni e miglioramento della collaborazione tra i membri del team.
Integrare Fathom con Zoom, Google Meet o Microsoft Teams
Fathom si integra perfettamente con vari strumenti e piattaforme di comunicazione come Zoom, Google Meet e Microsoft Teams. Questa caratteristica agevola l’attivazione delle sue funzionalità e lo rende un vero e proprio assistente durante i meeting. Analizziamo le integrazioni nel dettaglio:
- integrazione con Zoom. Fathom si collega direttamente a Zoom, permettendo di avviare la registrazione della riunione con un solo clic. Durante la riunione, questo assistente AI può generare automaticamente trascrizioni accurate, catturare punti chiave e creare riepiloghi. In tal modo i partecipanti possono concentrarsi sulla discussione senza preoccuparsi di prendere appunti dettagliati;
- integrazione con Google Meet. Quanto ho spiegato per Zoom vale anche per registrare le riunioni su Meet e generare trascrizioni in tempo reale. È possibile effettuare ricerche all’interno delle trascrizioni in modo facilitato per il recupero di informazioni specifiche. Inoltre, Fathom può inviare automaticamente riepiloghi e punti d’azione ai partecipanti dopo la riunione, migliorando il follow-up e la responsabilità;
- integrazione con Microsoft Teams. Fathom si connette anche a Microsoft Teams, offrendo funzionalità di registrazione e trascrizione integrate. Durante la riunione, Fathom può identificare ed evidenziare momenti importanti, facilitando la revisione e la condivisione delle informazioni. Le trascrizioni e i riepiloghi possono essere facilmente condivisi all’interno del team, migliorando la collaborazione e l’allineamento.
Oltre alle piattaforme di videoconferenza, Fathom può essere integrato con strumenti CRM come Salesforce e HubSpot, permettendo di sincronizzare automaticamente le informazioni delle riunioni con i dati dei clienti. Questo assicura che tutte le discussioni rilevanti siano documentate e accessibili, migliorando la gestione delle relazioni con i clienti.
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Integrare Fathom con CRM e Google Calendar
Fathom può essere ulteriormente integrato con strumenti che gestiscono i tempi delle riunioni, sia interne tra i vari team che con i clienti. L’integrazione diretta con i CRM e Google Calendar facilita l’utilizzo e riduce le frizioni, grazie anche a un tool installabile direttamente sul computer e a vari plugin per i browser.
- Integrazione con i CRM: Fathom si integra con CRM come Salesforce e HubSpot e offre l’opportunità di sincronizzare automaticamente le informazioni delle riunioni con i dati dei clienti. Questo assicura che tutte le discussioni rilevanti siano documentate e accessibili, migliorando la gestione delle relazioni con i clienti e facilitando il follow-up delle azioni concordate durante i meeting.
- Integrazione con Google Calendar: Fathom può essere collegato a Google Calendar per pianificare e gestire le riunioni in modo più efficiente. Le riunioni possono essere registrate e trascritte automaticamente, con i dettagli salvati e sincronizzati nel calendario. La gestione delle riunioni diviene più fluida e organizzata e si riduce il rischio di dimenticare appuntamenti importanti e migliorando il coordinamento tra i partecipanti.
- Tool installabile e plugin per i browser: Fathom offre un tool installabile direttamente sul computer e vari plugin per i browser che migliorano ulteriormente l’esperienza d’uso. Questi strumenti permettono di avviare rapidamente le registrazioni, accedere alle trascrizioni e ai riepiloghi e condividere facilmente le informazioni con i membri del team. L’integrazione senza interruzioni con le piattaforme di videoconferenza e i browser rende Fathom uno strumento indispensabile per la gestione delle riunioni.
Integrare Notion per archiviare e condividere i report
Notion è un’applicazione versatile che può essere utilizzata per creare, organizzare e condividere documenti collaborativi. Integrare Notion nel processo delle tue riunioni può offrire numerosi vantaggi, tra cui:
- organizzazione centralizzata. Notion ti consente di creare pagine e database strutturati per archiviare i report delle tue riunioni. Potrai mantenere un registro organizzato delle discussioni e a trovare facilmente le informazioni di cui hai bisogno;
- collaborazione in tempo reale. Notion consente a più persone di lavorare contemporaneamente sugli stessi documenti. La collaborazione è favorita e tutti i membri del team possono accedere alle ultime versioni dei report delle riunioni;
- tracciabilità delle modifiche. Notion tiene traccia delle modifiche apportate ai documenti, consentendoti di visualizzare le revisioni e di ripristinare versioni precedenti, se necessario. Potrai mantenere un registro accurato dei cambiamenti e delle decisioni prese durante le riunioni;
- integrazione con altri strumenti. Notion può essere integrato con altri strumenti che utilizzi nel tuo flusso di lavoro, come calendari o applicazioni di gestione dei progetti. Questo ti consente di avere un’esperienza più integrata e di mantenere tutte le informazioni pertinenti in un unico luogo.
L’integrazione di Notion nel processo delle tue riunioni ti aiuterà a organizzare e condividere facilmente i report, migliorando la collaborazione e la tracciabilità delle decisioni prese durante le riunioni.
Consulenza sulla digitalizzazione dei processi aziendali
Se desideri implementare un processo digitale per le tue riunioni o per altri aspetti del tuo flusso di lavoro aziendale, potresti beneficiare di una consulenza sulla digitalizzazione dei processi aziendali. Come consulente esperto, posso aiutarti a identificare le aree in cui la digitalizzazione può migliorare il tuo business e può guidarti nell’implementazione di soluzioni tecnologiche appropriate. Alcuni dei vantaggi di lavorare insieme sulla digitalizzazione dei processi della tua azienda sono:
- beneficiare della mia vasta esperienza nella digitalizzazione dei processi aziendali e dei consigli e best practice che posso offrirti basandomi su esperienze passate;
- usufruire di una consulenza basata sulle tue esigenze specifiche, con identificazione di soluzioni tecnologiche più adatte al tuo business;
- avere una guida personale all’implementazione delle soluzioni tecnologiche, che si assicuri che tutto sia configurato correttamente e funzioni senza intoppi;
- contare su un supporto continuo e sull’assistenza in caso di problemi o domande che possono sorgere durante l’utilizzo delle nuove soluzioni.
Implementare un processo digitale per le tue riunioni può richiedere un po’ di tempo e sforzo iniziali, ma i benefici a lungo termine ne varranno sicuramente la pena. Inizia a sfruttare la tecnologia per ottimizzare le tue riunioni e goditi i vantaggi di un processo più efficiente e produttivo.