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Produttività

Come aumentare la propria produttività

Un vecchio detto afferma: “Il tempo è denaro”. Da un lato è vero, il nostro tempo ha un valore e attraverso il lavoro genera del denaro. A differenza del denaro, però, il tempo non si può moltiplicare.

Anche sapendolo, però, tendiamo a procrastinare perché la routine, la stanchezza e l’affollarsi di attività da svolgere ci immobilizza e ci stanca al punto di non riuscire a fare nulla. La produttività ne risente e anche la nostra vita personale.

Ogni giorno ripetiamo e lamentiamo di non aver abbastanza tempo per portare a termine tutte le nostre attività, ma se ci guardiamo intorno scopriamo che c’è chi riesce, e senza grandi difficoltà.

Come fanno queste persone ad essere così produttive? Semplicemente sanno come pianificare, ottimizzare e impiegare nel modo giusto il tempo a loro disposizione. Insomma, adottano un metodo perfetto per la gestione del loro tempo.


Come essere più produttivi?

La produttività è come un muscolo: va allenata costantemente e prima di trovare il giusto training da replicare devi provarne diversi. Devi scovare quello che fa per te, che non ti sfianca e al tempo stesso non ti lascia troppo tempo senza far nulla. Devi trovarne uno facile da attuare e che diventi parte di te e della tua routine.

Ci sono una serie di tecniche che possono aiutare ad aumentare la produttività facendo rendere di più le 24 ore che hai a disposizione. Per citarne alcune: la tecnica del pomodoro, quella dei 2 minuti, il metodo batching o il focus funnel. Il problema è che queste tecniche funzionano bene solo se sono inserite in una cornice organizzativa più ampia, in un quadro operativo ben delineato e ragionato, costruito sulle tue esigenze.

Ecco perché il primo e più efficace metodo per diventare un imprenditore più produttivo è quello di pianificare le tue giornate secondo i tuoi ritmi e le tue necessità, concedendoti anche degli spazi per te e la tua vita personale.

Ricorda: “se non è in calendario, allora non esiste”.

Cosa rende difficile aumentare la produttività

Forse anche tu, come molti, fai l’errore di prendere appuntamenti in ogni momento libero. Questo fa sì che le tue giornate si dividano fra attività diverse, magari anche in luoghi differenti.

Il risultato è che ti senti in affanno e non riesci a portare a termine tutte le attività, ritrovandoti a lavorare la sera dopo cena, rubando tempo al tuo riposo e ai tuoi affetti. Ti innervosisci e una chiamata fuori programma può metterti in crisi.

Ti riconosci in queste dinamiche? Credimi, ci siamo passati tutti.

Non avere una routine rende tutto molto dispersivo e rischia di farti letteralmente impazzire.

Le soluzioni che puoi adottare già da domani

La buona notizia è che se vuoi migliorare la gestione del tuo tempo, puoi iniziare già da domani.

Prendi la tua agenda (perché la usi un’agenda, vero?) e stabiliscici a priori le tue giornate lavorative e quelle di riposo. Poi suddividi il tuo lavoro in aree di attività e scegli le giornate specifiche da dedicare solo a quelle particolari mansioni.

Ad esempio:

  • Lunedì e giovedì: attività operative legate alla tua professione
  • Martedì: appuntamenti con clienti e fornitori
  • Mercoledì: comunicazione, social e blogpost
  • Venerdì: amministrazione e riunioni con i collaboratori

Ogni giorno, fissa due slot di tempo in cui rispondere alle email e fallo solo in quelle occasioni, disabilitando le notifiche e chiudendo il client di posta. L’ideale sarebbe farlo di prima mattina poi subito prima di ricominciare dopo la pausa pranzo.

Lascia anche un po’ di spazio per urgenze e imprevisti: se non dovessero presentarsi avrai più tempo da dedicare a qualcosa che ti piace o potrai dilatare i tempi delle attività già previste.

Questi sono i primi passi per iniziare a pianificare le tue settimane in modo sistematico, con il vantaggio che la tua produttività ne beneficerà fin da subito. Non è difficile, no?

Come la pianificazione aiuta la produttività

Quali sono i vantaggi di creare un accurato piano settimanale?

  • Mentre svolgi un’attività sei  più concentrato su quello che stai facendo, grazie al fatto che non devi pensare a come organizzare il resto della settimana.
  • Non perdi tempo inutilmente: se le fai tutte le attività simili nella stessa giornata la tua concentrazione ne gioverà, e tu sarai più veloce.
  • Stabilire delle regole precise educa i clienti e fa sì che sappiano cosa aspettarsi da te. Non solo: le regole ti servono per avere un piano a cui attenerti sul lavoro, senza rubare ore preziose alla vita personale.

Non sai da dove partire per strutturare la tua settimana e aumentare la produttività? Continua a leggere per scoprire i nostri consigli.

Produttività: lavoraci subito, non procrastinare!

La prima regala è quella di smettere di procrastinare. Rimandare è solo un dispetto che fai a te stesso, e che provoca una riduzione della tua serenità e del tuo tempo libero.
Prendi un carta e penna, segui i consigli che abbiamo stilato per te e inizia a costruire il tuo piano personalizzato.

Scrivi tutte le attività che svolgi in una settimana tipica. Se alcune non ti vengono in mente, tieni un pezzo di carta sempre a portata di mano e scrivile appena ti sovvengono. L’elenco ti sarà utile all’organizzazione successiva.

Raggruppa le attività in base alle loro somiglianze e al contesto in cui si realizzano: che condizioni ti servono per svolgere quel compito? Dove devi essere per farlo? Sono attività accorpabili senza grosse differenze e/o difficoltà?

Per ogni gruppo di attività, stabilisci quando preferiresti svolgerle, sia in termini di giorni che di orari.

Ad esempio se sei uno che la mattina non connette, non prendere appuntamenti con i clienti prima di pranzo. Se la tua produttività svanisce dopo metà pomeriggio, prevedi di fare lavori particolari di mattina. Se vuoi dedicare un giorno alla settimana alla tua famiglia o a un tuo hobby, non inserire nessuna attività al suo interno e non ammettere eccezioni.

Crea un documento che mostri tutto il piano settimanale, stampalo e appendilo vicino alla postazione di lavoro. Quando prendi appuntamenti non sgarrare: rispetta l’organizzazione che ti sei dato!

Concludendo

Siamo certi che questo sistema ti aiuterà a evitare gli sprechi di tempo, migliorare la concentrazione e aumentare la tua produttività: lo utilizziamo anche noi. Ricorda che sei tu a doverti impegnare per rispettarlo, e strutturalo in modo che sia davvero cucito su di te.  Mi raccomando, non barare: un po’ di flessibilità va bene, ma troppa ti farà ritornare nel caos e alla tendenza a procrastinare.

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